Jak rozliczyć subwencję z PFR w turystyce?

Tarcza Finansowa dla turystyki

Rok 2020 boleśnie doświadczył branżę turystyczną. Wielu przedsiębiorców turystycznych, aby przetrwać, zgłosiło się do Polskiego Funduszu Rozwoju (PFR) o wsparcie w ramach Tarczy Finansowej.

Po pierwszych perturbacjach związanych z metodą wyliczenia należnej dotacji, wsparcie popłynęło do biur podróży.

Jak prawidłowo rozliczyć otrzymane środki?

Podpowiedzi znajdują się w niniejszym wpisie.

Skąd czerpać informacje?

Na początku należy ustalić źródła, w których warto poszukiwać informacji na temat zasad wydatkowania subwencji w ramach Tarczy Finansowej PFR 1.0.

Są nimi:

1. wniosek o przyznanie subwencji i umowa, zawarta przez beneficjenta po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku;
2. Regulamin ubiegania się o udział w programie rządowym “Tarcza Finansowa” Polskiego Funduszu Rozwoju dla mikro / małych i średnich firm;
3. strona internetowa PFR, a konkretnie zakładka poświęcona Tarczy Finansowej;

Każdy beneficjent oświadczył, że…

Składając wniosek o przyznanie subwencji w ramach Tarczy Finansowej PFR 1.0, należało złożyć oświadczenie:

Oświadczam, że zapoznałem się z możliwymi celami, dla których może zostać wykorzystana subwencja finansowa oraz oświadczam, że wykorzystam subwencję wyłącznie na:
1. pokrycie kosztów bieżącej działalności, w tym wynagrodzeń Pracowników, kosztów zakupu towarów i materiałów, kosztów usług obcych, bieżących kosztów obsługi finansowania zewnętrznego, kosztów najmu (lub innych umów o podobnym charakterze) nieruchomości wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej, wszelkich należności o charakterze publicznoprawnym, zakupu urządzeń i innych środków trwałych niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej, z wyłączeniem przeznaczenia środków na nabycie (przejęcie) w sposób bezpośredni lub pośredni innego przedsiębiorcy (zakaz akwizycji),
2. możliwość wykorzystania na przedterminową spłatę kredytów do maksymalnej wysokości 25% wartości subwencji finansowej,
3. zakaz przeznaczania środków z subwencji finansowej na płatności do właściciela, osób lub podmiotów powiązanych z właścicielem przedsiębiorstwa;

Sprzeczne wytyczne?

We wniosku o przyznanie subwencji wskazano, że można z niej pokryć bieżące koszty działalności przedsiębiorstwa. Tymczasem z Regulaminu wynika, że subwencję można przeznaczyć ogólnie na koszty prowadzonej działalności (bez dodatkowego wskazania, że mają to być koszty bieżące).

Z materiałów zamieszczonych na stronie internetowej PFR wynika, że pojęcie kosztów działalności można rozumieć szeroko, podczas gdy w innym miejscu zawęża się tę kategorię, wymieniając dodatkowe ograniczenia.

Kryteria oceny

Ponieważ temat jest zawiły, należy skupić się na kilku podstawowych zasadach:

1. każdy wydatek powinien być oceniany indywidualnie przez pryzmat oficjalnych zasad wydatkowania subwencji (często nie dość precyzyjnych) i dotychczasowej praktyki danego przedsiębiorcy z uwzględnieniem jego specyfiki (jakie wydatki są typowe lub konieczne dla konkretnego beneficjenta);
2. w razie sprzecznych wytycznych, bezpieczniej jest przyjąć kryteria zawężające, które nie powinny budzić wątpliwości organu kontrolującego;
3. przy rozliczaniu danego wydatku nie należy zapominać o ogólnych celach przyznania subwencji, tj. wsparcie w kryzysie, ochrona miejsc pracy, stabilizacja finansowa w okresie zakłóceń spowodowanych pandemią koronawirusa. Dlatego lepiej powstrzymać się przed wydawaniem subwencji na cele stricte inwestycyjne, które na ogół służą rozwojowi przedsiębiorstwa, a nie jego zachowaniu w obliczu kryzysu;

Jeden wydatek = jedno źródło wsparcia

Bardzo ważną zasadą jest rozliczenie konkretnego wydatku w ramach jednego, wybranego przez przedsiębiorcę rodzaju wsparcia.

Przykładowo: przedsiębiorca otrzymał pozytywną decyzję o zwolnieniu ze składek na ZUS za dany miesiąc. Dysponuje także środkami z subwencji finansowej z PFR.

Jeżeli skorzystał ze zwolnienia z opłacenia ZUS, wydatku na składki nie może ująć w rozliczeniu subwencji z PFR.

Dokumentacja, dokumentacja i jeszcze raz dokumentacja

Podkreśla się rolę dokładnego dokumentowania wydatku i opisania go w księgach firmy.

Należy pamiętać:

1. Każdy wydatek powinien być jednoznacznie przypisany do środków, które go sfinansowały (czy został pokryty z PFR, zwolnienia z ZUS, dopłat do wynagrodzeń itp.);
2. Bezpieczniejszym sposobem regulowania płatności za wydatki są przelewy bankowe, w które w tytule powinny być opisane tak, by umożliwiało to jednoznaczną identyfikację zobowiązania. Płatności gotówkowe są trudniejsze do wykazania i udokumentowania;
3. Każdy wydatek powinien być ujęty w księgach firmy jako faktura lub inny dokument księgowy, niebędący fakturą;
4. W razie potrzeby dokumentacja powinna zawierać opis okoliczności transakcji, uzasadniających pokrycie wydatku z takiego, a nie innego źródła finansowania;

Będą kontrole?

Raczej tak. Nie ma się co łudzić, że przy tak dużych kwotach subwencji, wydanych przez PFR, urzędnicy nie będą sprawdzać prawidłowości jej wykorzystania.

W umowie z PFR, jak i Regulaminie można znaleźć informację, że PFR przy monitorowaniu wykonania umowy przez beneficjenta może współpracować z wieloma organami i instytucjami, m. in. bankami, ZUS, Krajową Administracją Skarbową, instytucjami finansowymi.